Par : Philippe Telio, Fondateur du Startupfest
La pandémie mondiale à laquelle nous sommes confrontés est loin d’être terminée, ce qui rend la tenue du Startupfest 2020 il y a deux semaines d’autant plus impressionnante.
En effet, nous avons organisé un événement en direct, avec une scène et un public physique en studio. Je suis fier de dire que nous l’avons fait d’une manière saine et sûre, en relevant des dizaines de défis inattendus et en gérant une énorme incertitude.
Voici l’histoire de la planification et de la réalisation du premier événement hybride à Montréal (peut-être le premier au monde) depuis le début de la pandémie COVID-19.
2020 a toujours été une année importante pour le Startupfest. L’événement a débuté il y a dix ans et est devenu le meilleur événement pour les startups au Canada.
| Fondé par des fondateurs pour des fondateurs, il est à la fois mondial et, d’une certaine manière, authentiquement canadien. S’il y a une chose que j’ai apprise en dix ans d’organisation d’événements pour les fondateurs de startups, c’est que lorsqu’on a une idée un peu folle avec les bonnes personnes en place pour l’exécuter, il se produit de la magie. |
Le Startupfest 2020 en est un autre bel exemple.Comme toute entreprise audacieuse, nous avons donc d’abord décidé de concrétiser l’idée. Ensuite, nous avons mis en place les pièces dont nous avions besoin.
Bien entendu, il fallait aussi convaincre les partenaires de s’engager dans quelque chose de complètement original, définir une toute nouvelle série de conférenciers et de formats de contenu, concevoir et faire approuver la création d’un studio de télévision en direct au bout d’un quai, mettre en place une connectivité Internet robuste, déterminer les technologies qui permettraient aux participants de se connecter sans effort à l’événement virtuel et, bien entendu, mettre en place tous les protocoles et procédures pour garantir la sécurité et la santé de notre équipe, des techniciens et du public en studio. Dire que nous avions officiellement annulé notre dixième anniversaire seulement 4 mois auparavant…
Le Startupfest a une certaine réputation de livrer l’inattendu, que ce soit des pitchs d’ascenseur dans la Tour Eiffel ou notre panel incomparable de juges grand-mères. Nous sommes une petite équipe, et nombre de ces expériences uniques au fil des ans peuvent être attribuées au soutien et à la créativité de nos commanditaires. D’une flotte de bateaux transportant les participants sur une île inédite pleine d’innovations, à un jet privé qui a attiré les meilleurs et les plus brillants de la Silicon Valley dans notre ville, ce sont souvent nos partenaires qui aident à faire en sorte que le Startupfest se démarque des salons professionnels ordinaires et des salles de conférence ternes et sans couleur.
Cette année n’a pas été différente. Sans le soutien continu de notre partenaire présentateur Québecor, qui nous a fourni trois connexions Internet (car le spectacle doit continuer, même en période de turbulences), ainsi qu’une équipe complète de caméramans et un studio de diffusion mobile, rien de ce que nous avons fait n’aurait été possible. Ajoutez à cela le soutien de la Banque nationale du Canada, de BDO, de Fasken, de Espace CDPQ, de Centech, de la BDC et du gouvernement du Canada, et nous avons été à la hauteur du défi consistant à mettre en place un tout nouveau type de rassemblement. Les événements hybrides sont délicats pour de nombreuses raisons, dont certaines ne sont pas évidentes tant que vous n’êtes pas plongé dans leur contexte. Tout d’abord, il y a le défi économique : les participants ne s’attendent pas à payer beaucoup, voire pas du tout, pour le contenu en ligne. À l’inverse, les événements hybrides entraînent les coûts d’un événement physique et de la diffusion en ligne. De plus, les organisateurs d’événements doivent toujours se soucier de l’expérience et de la sécurité de leur public physique, mais en cas de pandémie, les enjeux sont bien plus importants, tout comme les précautions à prendre. Par ailleurs, vous mettez en place de nouvelles technologies en pleine évolution pour garantir une expérience sans faille à des milliers de personnes en ligne. Ce n’est pas une tâche anodine pour une petite équipe qui gère des événements physiques depuis une dizaine d’années.
Le contenu
Du point de vue du contenu, nous avons dû trouver un équilibre entre la pertinence, l’intérêt, l’engagement et la peur de la lassitude vis-à-vis de Zoom. L’équipe chargée du contenu a dû repenser les formats standard et les idées préconçues. Comment faire fonctionner les panels sur de grandes distances ? Comment combiner les conversations en personne et en ligne, pour un public en personne et en ligne ? Que pouvons-nous faire pendant le lunch ?
Il en est résulté une série de discussions de format plus court baptisée « Rétrospective 2020 » (échanges rapides de cinq minutes au lieu de monologues de 20 minutes avec diapositives). Des séances de type « Chain Reaction », comprenant des interactions consécutives de deux personnes, ont remplacé les panels. Des vidéos préenregistrées et adaptées des pitchs des startups nous ont permis d’éliminer les moments indésirables de « est-ce que mon micro fonctionne ? », et ont ajouté la valeur supplémentaire de permettre aux entrepreneurs présents d’être en direct sur l’outil de chat pour répondre aux questions que les juges n’ont pas posées. Le matin, nous proposions des prestations musicales de la part d’un DJ et du yoga en direct, pour que les participants qui se présentaient tôt en ligne aient quelque chose à regarder. Nous avons organisé un jeu télévisé pendant le lunch afin de maintenir l’intérêt des participants virtuels. Nos partenaires ont organisé des discussions en petits groupes sur des domaines dans lesquels ils avaient clairement une expertise. En somme, ce fut une expérience de contenu radicalement différente pour le Startupfest.
D’après les commentaires reçus, les participants virtuels ont apprécié le format et l’environnement visuellement saisissant qui ressemblait bien plus à un spectacle qu’à un ensemble de têtes parlantes monotones. Le contenu a été maintenu à un rythme rapide, et la dynamique du duo frère-soeur composé d’Alistair et de Rebecca Croll en tant que co-animateurs a donné une impression d’intimité et de conversation pour ceux qui étaient à l’écoute.
Les technologies
D’un point de vue technologique, nous avons mis de nombreux mois à examiner la myriade de solutions disponibles sur le marché. Alistair Croll, notre responsable du contenu, a passé en revue avec diligence des dizaines d’outils technologiques – 207 lignes dans un tableur au moment où nous écrivons ces lignes. Malgré des mois de diligence et de tests, nous n’avons toujours pas trouvé de fournisseur unique qui offre une solution de bout en bout pour tous nos besoins technologiques. En fin de compte, nous avons donc dû rassembler une série d’outils pour offrir l’expérience que nous souhaitions, tout en rendant la participation sans friction. Voici ce que nous avons utilisé :
- Tito, une plateforme de billetterie, pour les inscriptions.
- Swapcard pour la programmation de l’événement, les profils des participants, le clavardage et d’autres outils de conférence.
- La plateforme virtuelle e-180 pour le réseautage en petits groupes.
- Whereby, un service de vidéoconférence, pour des tables rondes intimes animées par les partenaires.
- L’enregistrement des juges en coulisses a été fait grâce à la plateforme de diffusion en nuage Streamyard.
- La capture du contenu, le titrage et la production vidéo avec nos partenaires de TVA.
- Digicast pour la gestion des conférenciers virtuels et la diffusion numérique en temps réel.
- L’application de participation du public, Mentimeter, pour le jeu télévisé interactif.
- La diffusion en direct intégrée à l’aide de YouTube Live.
Aucune de ces solutions n’était parfaite, mais si on les assemble intelligemment, elles constituent les fondements de ce que nous voulions réaliser : diffuser un événement visuellement dynamique à un public virtuel, leur permettant de se rencontrer et de réseauter entre eux, tout en permettant une interaction amusante et des échanges en petits groupes avec les partenaires.
Les protocoles en matière de santé et de sécurité
Les réglementations gouvernementales et les directives sanitaires nous limitaient à 50 personnes sur place à tout moment. Nous avons eu notre part d’enjeux au cours des années avec la mise en place des infrastructures physiques. Je pensais que l’installation de milliers de pieds carrés de tentes sur une île et la mise en place d’un quai temporaire pour transporter les participants sur la voie maritime du Saint-Laurent auraient été nos plus grands défis, mais il s’avère que l’installation d’un studio temporaire au bout d’un quai tout en respectant les directives de distanciation sociale se révélerait tout aussi difficile.
| Lisez l'article Santé et sécurité lors d’un Startupfest 2020 hybride si vous voulez savoir comment nous avons planifié et organisé le premier événement hybride à Montréal (peut-être le premier au monde) depuis le début de la pandémie COVID-19. |
Les particularités du Startupfest
Inspirer, connecter et soutenir les fondateurs de startups sont les enjeux de tout événement de startup. Le Startupfest s’est toujours différencié des autres événements en créant des environnements de festival spectaculaires, en étant ouvertement inclusif, et en prenant des risques pour faire des choses nouvelles et intéressantes (comme les flottes de bateaux, les ascenseurs mentionnés ci-dessus, et même les pique-niques entre les fondateurs et les financeurs, ou les conférenciers et les admirateurs).
Au fil des ans, le Startupfest a toujours proposé des thèmes hors normes pour chaque événement. Ces thèmes constituent un courant constant pour nous, nos intervenants et nos participants.
Les thèmes du Startupfest ont été :
2011- Startups et LOL : Une volonté de combiner travail et plaisir dans une ambiance de festival.
2012- Des startups qui comptent : L’importance d’avoir un impact.
2013- Les startups et la ville : La densité des villes offre de nombreuses opportunités.
2014- Histoires de startups : L’articulation d’une histoire est la clé du succès.
2015- Maîtres et modèles : Réinventer les industries en maîtrisant, et en réinventant, les modèles d’affaires.
2016- Startups en premier : Explorer l’importance et les risques associés au fait d’être le premier et de faire les choses pour la première fois.
2017- La chance : Beaucoup de choses sont hors de votre contrôle, mais en reconnaissant et en saisissant les opportunités, vous pouvez créer votre propre chance.
2018- Possibilités infinies : Tout est possible quand on s’y met et que l’on forme l’équipe pour y parvenir.
2019- 9 vies : L’importance de la résilience et des deuxièmes chances, qui était à bien des égards une forme de prémonition pour cette année.
2020- Imaginer un avenir X10 : Regarder le passé pour aider à préparer l’avenir.
Conformément au thème de cette année, qui consiste à tirer des leçons du passé pour imaginer l’avenir, voici quelques éléments que je peux identifier et qui contribueront à définir l’avenir du Startupfest :
- L’inspiration survient souvent lorsque nous nous arrêtons et faisons le point – ou que nous sommes obligés de le faire.
- Les idées folles peuvent se réaliser. Commencez petit, mais rêvez grand.
- Ce que vous pensiez qu’il arriverait est rarement ce qui arrive, mais le succès vient quand on essaie au moins de prédire l’avenir.
- Connaissez vos chiffres, gérez vos risques et soyez prêt à revoir votre modèle.
- Une mission, une vision et des valeurs claires serviront de guide, quelles que soient les difficultés rencontrées par votre entreprise.
- Il faut beaucoup de chance, mais le simple fait de mettre son hameçon à l’eau augmente ses chances d’attraper un poisson.
- On n’y arrive jamais seul. Le Startupfest a de nombreux partenaires, dont une équipe passionnée, des commanditaires engagés, une communauté florissante et même des partenaires intangibles comme une belle ville d’accueil et la météo. Comme le dit le vieux proverbe africain, « Si tu veux aller vite, vas-y tout seul. Si tu veux aller loin, allez-y ensemble ».
Imaginer l’avenir : Où allons-nous à partir d’ici ?
Je n’ose pas prédire quand nous nous sentirons tous à l’aise pour revenir à des rassemblements de grande envergure. L’avenir des événements et des voyages est incertain. Ce qui est certain, en revanche, c’est que les rassemblements autour d’un feu de camp existent depuis que les premiers humains ont abandonné les arbres pour des grottes, et qu’ils reviendront. Tout aussi certainement, les problèmes devront toujours être résolus, les entrepreneurs les résoudront et prospéreront, et le monde continuera d’évoluer grâce à l’étincelle entrepreneuriale qui ne peut être éteinte.
Si ces temps sans précédent nous apprennent quelque chose, c’est que toutes les organisations doivent évoluer, et la technologie continuera invariablement à jouer un rôle clé dans cette évolution. Le Startupfest pourrait ou non revenir avec des milliers de personnes en 2021. Aucun d’entre nous ne peut savoir ce que l’avenir nous réserve pour nos emplois, nos familles et même nos vies. Mais je reste convaincu que l’innovation et l’adaptation sont la meilleure voie à suivre, tant pour les startups que pour les organisateurs d’événements. Si nous parvenons à équilibrer la soif des nouvelles possibilités offertes par la technologie avec un ensemble de principes directeurs ancrés dans le besoin de l’humanité d’apprendre et de se connecter, nous nous en sortirons.
Je voudrais terminer en remerciant les centaines de personnes qui ont soutenu le Startupfest au cours des dix dernières années et au-delà. Une grande partie de ce que nous avons accompli au cours de la dernière décennie n’aurait pas été possible. Je pourrais écrire un paragraphe pour chacune des personnes citées ici et expliquer comment elles ont contribué à la création du Startupfest, mais pour l’instant je vais au moins les remercier du fond du cœur du Startupfest.
Nos ambassadeurs, mentors et partisans :
Alan MacIntosh, Alyssa Atkins, Anna Goodson, Austin Hill, Brady Forrest, Bruno Morency, Brydon Gill, Cary Goldwax, Chris Rickett, Claude G. Théoret, Dan Martell, Daniel Robichaud, Daniele Henkel, Danielle Smith, Dave McClure, David Crow, David Nault, Dena Shlah, Doreen Croll, Elizabeth Yin, Eva Blue, Evelyn Matlin (Julie Matlin), Frank Denbow, Gabriel Sundrama, Gary Pudles, Graham Hill, Greg Isenberg, Harley Finkelstein, Harper Read, Heather Anne Ritchie, Helge Seetzen, Ian Jeffrey, Issac Souweine, Jamie O’Hara, Jana Eggers, Jeremy Edberg, John Milne, John Stokes, Jon French, Jonas Brandon, Jonathan Lowenhar, JS Cournoyer, Julien Smith, Larry Lisser, LP Maurice, Marc Alloul, Marc-Antoine Ross, Martin-Luc Archambault, Martine St-Victor, Merle Finkelstein, Mitch Joel, Nancy Rosenfeld, Naoufel Testaouni, Nirvana Champion, Noah Redler, Ondi Timoner, Orly Nahmias, Ram Hadar Goldschmidt, Randy Smerik, Sean Power, Sebastien Tanguay, Sévrine Labelle, Sonia Hazan, Stéphane Cocke, Stephane Martel, Tom Williams, Trent Johnsen, Viola Lewelyn, Yossi Vardi.
Nos partenaires, commanditaires et juges :
Adrian Salamunovic, Alexandre Taillefer, Alexandre Vézina, André Maynard, Andrew Harrison, Arnold Beaudin, Beshoy Sidrak, Brian Kobus, Cédric Tawil, Christian Bégin, Christian Beauclair, Christian Perron, Daniel Arsenault, Daniel Gangé, Danny Knafo, David Chamandy, Debbie Hynes, Denis Coderre, DA, Erika Kurczyn, Eva Lau, France Jobin, Francis Baillet, Franck Laigle, Géraldine Martin, Gilbert Rozon, Harout Chitilian, Howard Stotland, Ilias Benjelloun, Jason Bailey, JD Begin, Jean-Nicolas Delage, Jean Péladeau, Jean-François Bouchard, Jean-Francois Lauzon, Jérôme Nycz, Jesse Kaplan, Jonathan Kolber, Josh Felker, Katy Yam, Liette Lamonde, Louis Vachon, Lynda Cadieux, Magaly Charboneau, Marc Helwani, Marie Josee Lamothe, Mark Bruneau, Mark Maclean, Mario Limoges, Mathew Rosenblatt, Mat Gosselin, Matthew Harrison, Michael Hollinger, Michel Bourdon, Michèle Bertrand, Michele Scarborough, Mike Fuller, Mourtalah Salha, Nathalie Marcoux, Neil Follet, Nyla Ahmad, Patricia Saputo, Philip Hazan, Pierre Karl Péladeau, Remi Labarre, Richard Chénier, Rory Olson, Sanjay Singhal, Senia Rapisarda, Solon Angel, Sophie Forest, Stefan Albu, Stéphane Guertin, Steve Abrams, Veronique Doucet.
Nos conférenciers :
Nous avons eu bien au-delà de 1 000 conférenciers au cours des 10 dernières années. Je ne vais pas commencer à les énumérer ici, mais chaque conférencier a généreusement donné de son temps pour inspirer et éduquer notre communauté du Startupfest. Merci à vous tous collectivement.
Notre équipe au fil des ans :
Qu’ils soient saisonniers, à temps partiel ou à plein temps, le Startupfest a eu la chance d’avoir dans son équipe des personnes parmi les plus authentiques, les plus travailleuses et les plus aimantes. Un merci particulier à Pamela, Rebecca, Katherine, Alix, Nat, Alistair et Maude.
Nos membres du conseil d’administration, dévoués et professionnels :
Andy Nulman, Chris Shipley, Heather Adelson, Sylvain Carle.
Une fois, on m’a donné un t-shirt à porter sur scène pour me rappeler certaines personnes que j’avais oublié de remercier l’année précédente. Le chandail disait en grosses lettres « I WANT TO THANK MY WIFE » (« JE VEUX REMERCIER MA FEMME »). Je ne l’ai pas oublié depuis, mais je ne doute pas avoir oublié quelqu’un d’important qui devrait figurer sur l’une de ces listes. Il y a eu tant de partisans au cours de la décennie, alors j’espère que vous me pardonnerez si je ne vous ai pas inclus ici. Sinon, ma taille de chemise est un moyen.